ข้อได้เปรียบหลายอย่างของ fax server เมื่อเปรียบเทียบกับเครื่องโทรสาร fax server เครื่องเดียวสามารถเลียนแบบเครื่องโทรสารได้หลายเครื่อง บางการทำงานสามารถเป็นอัตโนมัติ ตัวอย่าง fax server ธุรกิจสามารถส่งใบสั่งสินค้าและใบสั่งซื้อไปยังลูกค้าและผู้ขายสินค้าในเวลาเฉพาะ รับโทรสารสามารถเก็บเป็นไฟล์อย่างอัตโนมัติบน Server และสามารถเรียกดูได้ในภายหลังโดยผู้ใช้เครือข่าย นอกจากนี้ fax server สามารถทำงานโดยปราศจากกระดาษ ลดความยุ่งเหยิงและกำจัดความจำเป็นในการตรวจถาดกระดาษ
ระบบ Fax Server ทำงานรับและส่งเอกสาร Fax ที่แตกต่างจากเครื่อง Fax ทั่วๆ ไป คือ
1. ในกรณีรับเอกสาร Fax ที่มีคนส่งเข้ามา จะเก็บไว้ในรูปแบบ Electronic ยังไม่พิมพ์ออกมา และทำการส่งต่อให้กับผู้รับผิดชอบโดยสามารถส่งต่อไปในรูปแบบ Email หรือไปเก็บในระบบไว้ให้ผู้รับผิดชอบเข้ามาเปิดดูได้เอง
2. ในกรณีส่งเอกสาร Fax ออกไปให้คนอื่น โดยที่เอกสารที่จะส่งนั้นอาจจะอยู่ในรูปแบบกระดาษ หรือเป็น Soft File อยู่บนเครื่อง Computer ก็ได้ ที่สำคัญคือผู้ใช้สามารถส่ง Fax ได้จากที่ใดก็ได้ ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่หน้าเครื่อง Fax อีกต่อไป จะแตกต่างจากเครื่อง Fax ที่เราใช้ๆ กันอยู่คือ รับเอกสาร Fax ออกมาเป็นกระดาษ Fax แล้วต้องไป Copy ไว้เพราะเดี๋ยวกระดาษ Fax ต้นฉบับมันจะค่อยๆ จาง (กรณีใช้เครื่อง Fax รุ่นที่เป็น Cabon) และกรณีจะส่ง ผู้ส่งก็ต้องมีเอกสารที่เป็นกระดาษที่จะส่ง และต้องมายืนต่อสายที่หน้าเครื่อง Fax และก็รอจนกว่าจะส่งสำเร็จ
และที่เรียกว่า Server เพราะ
1. มันทำงานอยู่บนเครื่อง Computer ที่มี CPU, Harddisk, RAM, Software ฯลฯ ไม่ใช่เป็นเครื่อง Fax ที่เราใช้กันอยู่ทั่วๆ ไป ซึ่งนั่นเรียกว่า Fax Machine
2. มันมีระบบจัดเก็บเอกสาร Fax ไว้ในตัว เพื่อสำหรับจัดเก็บไว้เป็นประวัติการรับส่งเพื่อสำหรับส่งใหม่อีกครั้ง หรือเป็นเอกสารอ้างอิงได้ในภายหลังได้ เหมือนกับที่เราทำการรับส่ง Email ก็จะมีประวัติเก็บไว้ว่าเราส่งให้ใคร เนื้อหาเป็นอย่างไร เป็นต้น
หลักการที่สำคัญของ Fax Server คือ
1. การรับเอกสาร Fax จะไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษอีกต่อไป ไม่ต้องกลัวกระดาษ Fax หมด ระบบจะรับเอกสารและเก็บเป็น Soft File ในตัวเครื่องหรือส่งไปให้กับผู้ที่รับผิดชอบทาง Email โดยที่ผู้ที่ได้รับเอกสาร Fax สามารถดูได้ว่าเอกสารชิ้นนี้ จะต้องพิมพ์หรือไม่ จะได้ไม่ต้องเปลืองกระดาษพิมพ์ทุกครั้ง และเนื่องจากเป็น Soft File นั่นหมายความว่าผู้รับ สามารถส่งเอกสารต่อไปให้กับผู้อื่นที่เกี่ยวข้องได้ทันที โดยไม่ต้องไปทำสำเนาเหมือนเดิม
2. ในการส่งออก ถ้าเป็นเอกสารที่อยู่ในรูปของ Soft File ผู้ส่งก็ไม่จำเป็นต้องสั่งพิมพ์เป็นกระดาษออกมาให้เปลือง สามารถสั่งให้ส่งFax ได้จากหน้าจอ Computer ของตนเองได้ทันที โดยไม่ต้องลุกออกจากโต๊ะ และไม่ต้องมาต่อคิวเพื่อรอส่ง Fax ที่เครื่องส่งเอกสารด้วย ระบบจะจัดคิวในการส่งให้เอง เป็นการลดการเสียเวลาการทำงานได้อย่างดีสำหรับองค์กรที่ต้องมีการรับส่งเอกสารบ่อยๆ พนักงานจะได้มีเวลาไปทำอย่างอื่นที่สำคัญมากกว่าไปรอส่ง Fax
3. ลดการใช้กระดาษ เพราะทุกเอกสารสามารถเก็บไว้ในรูปแบบของ Soft File หรือ Electronic File ได้
อ้างอิง nawata.co.th, com5dow.com
